社内のグループで何か作業する場合、協調・協業することが重要となり、作業の進行を円滑にするには情報共有が欠かせません。
離れている相手と協調・協業するとき、意思の疎通に関しては電子メール・SNSを利用すると言う方法もありますが、うっかり相手が見過ごしてしまうケースも考えられます。
このようなグループの協調・協業の障害を除去し、より確実な情報共有・円滑な作業を図るために導入するアプリケーションソフトウェアが「グループウェア」です。
実は、このグループウェアには無料で使えるツールがあります。本記事では、無料のグループウェアの特徴・おすすめ無料グループウェア・グループウェアを導入する場合の注意点等について解説します。
目次
無料のグループウェア9選比較一覧表
こちらでは、おすすめ無料グループウェア９つの特徴を比較してみます。
おすすめ無料グループウェア一覧表
9つのおすすめ無料グループウェアを一覧表で比較してみましょう。
| 無料グループウェア | 無料の機能 | 制限 |
|---|---|---|
| iQube | スケジュール・ToDoリスト等15種類 | ストレージ：全体で30MB |
| GRIDY | プロジェクト管理・ワークフロー等20種類以上 | ストレージ：全体で1GB |
| e-Broad office | ToDoリスト・ファイル便等10種類 | 最大50ＭＢまでのファイル送信 |
| Zoho Connect | 投稿＆フィード・GRIDYモバイル等20種類以上 | ストレージ：全体で1GB |
| GROUP SESSION | 稟議(ワークフロー)・アンケート等13種類以上 | 要確認 |
| enclo | ファイル・メモ・チャット3種類 | ストレージ：300MB/人 |
| Stock | ノート・テンプレート・メール3種類 | ストレージ：1GB |
| Chatwork | チャット・ビデオ/音声通話等4種類 | ストレージ：5GB |
| サークルスクエア | スケジュール共有・出欠管理等17種類 | 要確認 |
無料グループウェアと言ってもサービス内容等は様々です。詳細な内容は後述します。
グループウェアとは？
こちらでは、グループウェアの特徴を解説しましょう。
情報共有のアプリケーションソフトウェア
グループで協調・協業を考える時、意思の疎通が合わなければ効率的な作業も行えません。
グループで効率的な作業を進めるため、コンピュータネットワークを活用した情報共有のためのアプリケーションソフトウェアこそ「グループウェア」なのです。
グループウェアの機能
ネットワークに接続されたユーザー同士で情報の交換や共有、スケジュール管理等の業務に利用される様々な機能が一つのシステムに統合され、かつ、それらが有機的に結合してユーザーにサービスを提供します。
無料のグループウェアを選ぶポイント2選
こちらでは、無料のグループウェアを選ぶ2つのポイントを取り上げましょう。
必要な機能の有無
無料のグループウェアではりますが、前述したように活用できる機能は様々です。
現時点で、ご自身の会社にはどんな機能が必要なのかを良く検討しましょう。
機能が足りなければ追加費用を払い、有料プションを利用しなければいけない事態も考えられます。
逆に、多彩な機能が揃っていても、利用できるグループや人数、ストレージが制限されている場合もあります。
良く機能を確認しつつ導入を検討しましょう。
オープンソース型は有利？
オープンソース型とは、ソフトウェアのプログラムの元が公開され、誰でも自由にプログラムの元を改良・再配布できるタイプのことです。
そのため、自社のニーズに合わせ自由なカスタマイズができます。
ただし、サポートや品質保証が不十分な面もあり得ることには注意しましょう。
無料のグループウェア9選を徹底比較
こちらでは、9つのおすすめ無料グループウェアを紹介します。
iQube(アイキューブ)
出典：https://www.iqube.net/product/
「株式会社ガイアックス」が提供する無料グループウェアです。
情報やノウハウを効率良く管理・共有できるだけではなく、各グループや各ユーザーによって開示先を制限する等、セキュリティ対策が充実している点が魅力です。
無料プランで利用できる機能
無料ながら多様な機能が提供されています。
- スケジュール：空き時間がひと目でわかるスケジュール。参加者の予定を一覧で確認可能。
- 社内wiki：社内ノウハウの蓄積に特化。リスト表示(タイトル表示)、ブログ表示(全文表示)の2種類の表示形式。
- ToDoリスト：スケジュールと連携したタスク機能。PCだけでなく携帯にもメール通知可能。
- レポート：議事録・営業報告向けのシンプルなレポート。詳細に閲覧権限を設定可能。
- 電話メモ：不在中の電話を確実に伝達。メール配信も可能。
- ホーム：必要な情報を収集、個人ごとにカスタマイズ可能。
- メンバー：ユーザーの情報を一元的に管理。グループから検索・選択可能。
- ニュース：告知期間を指定して、全社ニュースを配信可能。配信予約もできる。
- 検索：キーワード、タグ、ユーザー、グループなど、多様な条件でコンテンツを検索可能。
- メッセージ：シンプルで使いやすいユーザーインターフェース。特定のグループへの一斉同報。
- ファイル：フォルダのツリー表示で、膨大な資料を体系的にまとめる。
- ワークフロー：ワークフローフォームを柔軟にカスタマイズ。
- 掲示板：一つの議題に関して複数のユーザーがコメントを重ねられる。
- アンケート：回答結果をグラフ化、社内の意見・考え方を感覚的に理解可能。
- タイムカード：ボタン一つで出退勤を記録。
無料プランの制約
無料プランなだけに次のような制約もあります。
- ストレージ：全体で30MBまで、ストレージ追加は不可。
- コンテンツ制限：100個/個別機能毎
- 人数制限：10IDまで
- 電話・メール問い合わせ対応：無し
有料プラン
ストレージ制限・人数制限等に不安があるなら、有料プランも用意されています。
| 有料プラン | テレワークプラン | スタンダードプラン | プレミアムプラン |
|---|---|---|---|
| 年間契約 | 275円/月 | 400円/月 | 550円/月 |
| 月間契約 | 330円/月 | 440円/月 | 770円/月 |
| ストレージ | 0.1GB/ユーザー | 1GB/ユーザー | 1GB/ユーザー |
| 人数制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| ストレージ追加 | 1,200円/5GB | 1,000円/5GB | 1,000円/5GB |
GRIDY(グリッディ)
出典：https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/function/
「ナレッジスイート株式会社」が提供する無料グループウェアです。
初期費用・月額費用はもちろん無料、ユーザー登録数が無制限で利用できる点は魅力です。
無料プランで利用できる機能
無料ながら多様な機能が提供されています。
- マイページ：それぞれの機能からの最新情報、週ごとのスケジュールをすべて集約。
- スケジュール：個人スケジュールや社内メンバーのスケジュールを一覧で確認可能。
- 設備予約：設備利用状況の確認し、状況に合わせて予約可能。
- 部署・グループ：グループに関わる社内外メンバーを招待、「報告・連絡・相談」 もすぐに共有。
- プロジェクト管理：プロジェクトごとのタスク登録やタスク毎の進捗登録と確認ができる。
- トピック：グループ内で、[報告・連絡・相談]を共有可能。
- メール：保有しているメールアカウントをそのまま利用可能なWebブラウザメール。容量は無制限。
- アドレス帳：登録されたメンバーの連絡先を一覧で把握。
- 電話メモ：不在中の電話を確実に伝達。メール配信も可能。
- メッセージ：簡単にメッセージのやり取りが可能。
- タイムカード：ボタン一つで出退勤を記録。
- ToDo：自分のToDoの登録だけでなく、他メンバーへToDoを依頼可能。
- ファイル：さまざまなデータをメンバー間で共有可能。
- メモパッド：メモ帳として、簡単な情報を書きとめておくことが可能。
- レポート提出：報告書や日報などのレポートを複数メンバーへ一括で提出可能。
- 議事録：会議や打合せの議事録作成。
- ワークフロー：テンプレート作成や申請、承認・決裁・確認ができ、保管ができる機能。
- アラーム：スケジュールやToDoの期限を報告。
- メンバー一覧：メンバーのログイン状況(在席状況)の確認等が可能。
- 備品管理：社内で使う備品在庫管理。
- グループマネジャー：グループ管理責任者の各種設定メニュー。
- 総合設定：アプリケーション導入責任者権限の各種設定メニュー。
- GRIDYモバイル：携帯電話より、設備予約/スケジュール/電話メモを確認可能。
無料プランの制約
無料プランなだけに次のような制約もあります。
- ストレージ：全体で1GBまで。
- ファイル共有機能：ファイル1個当たりの10MB
- 電話・メール問い合わせ対応：無し
ストレージ・その他の機能に不安があれば、有料「Knowledge Suite サービス」も提供されています。
e-Broad office(イーブロードオフィス)
「イーブロードコミュニケーションズ株式会社」が提供する無料グループウェアです。
基本的な機能は揃っており、「会社ID」「ユーザーID」「パスワード」の3つがあれば簡単に登録・導入可能です。
無料ながら基本的な機能が揃っています。
- スケジュール：公開されている登録ユーザー全員の予定を、所属グループ単位で閲覧可能。
- 伝言メモ：社内のメンバーのPC、携帯アドレスにメールを送信する機能。
- タイムカード：ユーザー個人の出社・退社・外出・帰社した時刻を記録。
- ToDoリスト：自己管理をおこなうツール、仕事の内容や締め切りを登録可能。
- 掲示板：ユーザー同士の情報の共有や連絡の場として活用する掲示板。
- アドレス帳：登録されたメンバーの連絡先をグループ間で共有。
- ユーザー名簿：社内のメンバーの連絡先を確認可能。
- 在籍確認：現在の社内メンバーの在籍状況を確認可能。
- ユーザー情報編集：ユーザーの登録されている各種情報を更新・変更可能。
- ファイル便：無料でワード・エクセルや画像ファイル等を、相手に送ることのできるサービス。最大50ＭＢまでのファイルを送信可能。
Zoho Connect(ゾーホーコネクト)
出典：https://www.zoho.com/jp/connect/features.html
「ゾーホージャパン会社」が提供する無料グループウェアです。
業務やコミュニケーションを円滑化する「フォーラム」(掲示板機能)をはじめ、「チャンネル」の作成・「マニュアル」の管理・「ファイル」の共有・「予定」「タスク」の管理等の機能が揃います。
無料プランで利用できる機能
無料ながら多様な機能が提供されています。
- 投稿＆フィード：投票、メール&プッシュ通知、フィード質問、非公開フィード投稿も可能。
- グループ：グループの作成、グループ分析の他、グループレベルの権限やグループの投稿の承認者設定も可能。
- チャンネル：公開・非公開チャンネルも作成可能。
- フォーラム：フォーラムの作成・カテゴリーの設定が可能。
- 独自アプリ：ネットワークの独自アプリ・グループの独自アプリの作成が可能。
- ファイル：文書の作成と編集ができ、クラウドからのファイルアップロードも可能。
- マニュアル：ネットワークのマニュアル・グループのマニュアルの作成が可能。
- タスク：タスクの作成ができ、3ボードまで設定可。
- 通知：PCブラウザのプッシュ通知・モバイルアプリのプッシュ通知・メール通知を設定可能。
- 組織ディレクトリー：ユーザープロフィールをはじめ、1対1の音声通話、1対1のビデオ通話ができる。
- 管理者設定：カスタムロゴとファビコンの追加、ネットワークレベルの承認等が可能。
- 連携：外部サービスアプリとの連携は10まで可能。
無料プランの制約
無料プランなだけに次のような制約もあります。
- ユーザー数：25人まで
- グループの作成：3グループまで
- ネットワークの独自アプリ：3アプリまで
- オンラインファイルストレージ：10GBまで
- マニュアルの作成：3マニュアルまで
- 外部サービスアプリとの連携：10まで
GROUP SESSION(グループセッション)
出典：https://groupsession.jp/products/
「日本トータルシステム株式会社」が提供する無料グループウェアです。
無料・ユーザ数無制限からスタートでき、「スケジュール」「施設予約」「掲示板」「ファイル管理」「稟議」「WEBメール」など多彩な機能が活用できます。
無料ながら多様な機能が提供されています。
- メイン・ポータル：インフォメーションやスケジュール、メール受信などを一覧表示可能。
- スケジュール：日々の予定を登録し、日間、週間、月間の単位でスケジュールを確認。
- ショートメール：社内限定のメール環境でメールアドレスを使わずにメールの送受信可能。
- 稟議(ワークフロー)：各種申請をデジタル化して送信。
- 施設予約：会議室・備品などの予約と状況確認が可能。
- WEBメール：通常のメーラーのようにユーザ以外ともeメールのやりとり可能。
- ファイル管理：全体、チームなど共有範囲も設定可能。
- チャット：メールよりも手軽にメッセージやファイルの送受信可能。
- 在席管理：座席表をオフィスレイアウトのとおりに登録、在席状況を視覚的に確認可能。
- 回覧板：社内告知を電子回覧板として送信するため途中で止まらずに周知。
- アンケート：社内アンケートを任意のグループ・ユーザーに発信。回答ユーザーへの結果公開や、匿名アンケートも可能。
- 掲示板：様々なテーマで複数の掲示板を作成・運営することができ、社内全体や指定のメンバーで情報共有可能。
- その他：タイムカード・安否確認・ブックマーク等あり。
さらにオプションを追加したいなら有償で設定が可能です。
enclo(エンクロ)
出典：https://www.enclo.biz/enclo/
「メインソリューション株式会社」が提供する無料グループウェアです。
グループウェアはシンプルに使いたいという事務所へ最適です。
無料グループウェアではサポートが一切ないケースもありますが、enclo(エンクロ)の場合は、メールでサポートが受けられて安心です。
無料プランで利用できる機能
シンプルでわかりやすい機能が提供されています。(フリープラン)
- ファイル：ファイル保存時に「閲覧用イメージ」を作成します。別のアプリを立ち上げなくてもenlco内で閲覧可能。
- メモ：手書きホワイトボード・画像も差し込めるリッチテキスト。どちらのメモを簡単に作成でき、保存してすぐに共有可能。
- チャット：チャットでは「相手の名前」や「署名」が不要で、流れにそって確認し、スピーディに送信も閲覧も可能。
無料プランの制約
フリープランなだけに次のような制約もあります。
- 1グループ：5名まで
- グループ数：5グループまで
- サブグループ数：3グループまで
- ストレージ：300MB/人
- ビジネスアカウント：無し
- エンクロマネージャー：無し
有料プラン
ストレージ制限・人数制限等に不安があるなら、有料プランも用意されています）。
| 有料プラン | マイプラン | ビジネス |
|---|---|---|
| 価格 | ・385円/月 ・4,180円/年 | ・2,200円～/月 ・24,200円～/年 |
| 1グループ人数 | 10名/1グループ | 10名/1グループ |
| グループ数 | 5 | 無制限 |
| サブグループ数 | 3 | 無制限 |
| ストレージ | 1GB/人 | 10GB～/企業 |
| サポート | メール・電話 | メール・電話 |
| ビジネスアカウント | 非対応 | 対応 |
| エンクロマネージャー | 非対応 | 対応 |
Stock(ストック)
出典：https://www.stock-app.info/pricing.html
「株式会社Stock」が提供する無料グループウェアです。
グループウェアはとてもシンプルで、写真やファイルはドラッグ・ドロップで簡単に添付できます。
また、ノートごとにタスク設定を行い、情報・タスクを関連付けることも可能で便利です。
無料プランで利用できる機能
シンプルでわかりやすい機能が提供されています。(フリープラン)
- ノート：チーム全体で利用可能なノート。「チームの情報ストック」と「タスク管理」が可能。
- テンプレート：よく使うノートのフォーマットを、ワンクリックで呼び出せる機能。
- メール自動転送：メール内容をStock上のフォルダに自動で保存する機能。
無料プランの制約
フリープランなだけに次のような制約もあります。
- ノート数：20ノートまで
- ストレージ：1GB
- テンプレート：3つまで
有料プラン(ビジネスプラン)
情報管理・ユーザー管理・セキュリティをもっと充実させたいなら、有料プランも揃っています。
| 有料プラン | ビジネス5 | ビジネス10 | ビジネス20 |
|---|---|---|---|
| チーム | 5人以下 | 10人以下 | 20人以下 |
| 年間契約 | 2,178円/月 | 3,828円/月 | 7,128円/月 |
| 月間契約 | 3,278円/月 | 4,928円/月 | 8,228円/月 |
| ノート数 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| ストレージ | 30GB | 80GB | 150GB |
Chatwork(チャットワーク)
出典：https://go.chatwork.com/ja/
「Chatwork株式会社」が提供する無料グループウェアです。
誰でも使えるシンプルな機能を揃え、チャット参加メンバーと顔を見ながら会話をすることができる「ビデオ通話」もできます。
はじめてグループウェアを使う事業所に最適なサービスです。
無料プランで利用できる機能
シンプルでわかりやすい機能が提供されています。(フリープラン)
- チャット：社内外のユーザーと案件・部署単位で作成し、複数人で会話を進めることが可能。
- タスク管理：依頼されたタスクをそのままTo Doとして管理可能。
- ファイル管理：やり取りしたデータを一覧で閲覧、ダウンロード可能。
- ビデオ/音声通話：直接伝えるべき重要事項等、ビデオ通話や音声通話を使って対面で会話できる。
無料プランの制約
無料プランなだけに次のような制約もあります。
- ストレージ：5GBまで。
- グループチャット：累計14まで
- ビデオ通話/音声通話：1対1に限定
有料プラン
ストレージや機能をもっと充実させたいなら、有料プランも揃っています。
| 有料プラン | ビジネス | エンタープライズ |
|---|---|---|
| 年間契約（1ユーザー） | 550円/月 | 880円/月 |
| 月間契約（1ユーザー） | 660円/月 | 1,056円/月 |
| ビデオ通話/音声通話 | 複数人 | 複数人 |
| ストレージ（1ユーザー） | 10GB | 10GB |
| グループチャット | 無制限 | 無制限 |
| 追加機能 | ・広告の非表示 ・ユーザー管理 | ・広告の非表示 ・ユーザー管理 ・専用URL機能 ・サービス品質保証等 |
サークルスクエア
「株式会社シティーズ」が提供する無料グループウェアです。
人数制限がない上に600人以上の団体や商用利用もできる点は魅力です。
ビジネスチャット+カレンダーの連携でスケジュールの管理や共有、会議室の予約もできる便利な機能が用意されています。
無料ながら多様な機能が提供されています。
- スケジュール共有・出欠管理：定員設定・キャンセル待ち・遅刻早退等、イベントの管理も簡単。
- アルバム：写真の共有・アルバムによる整理が可能。
- ファイル：ファイルの共有、Dropboxとの連携も可能。
- ブログ：ブログや日記の投稿・画像の添付が可能。
- つぶやき：ちょっとした連絡に便利な短文連絡機能。
- 掲示板：まとまった情報の伝達やディスカッションに活用可。
- ToDoリスト：ToDoの登録・担当者・期限・完了状態での検索が可能。
- メール配信：個人連絡から一括送信までメールを便利に活用。
- アンケート：意見集約や日程調整を行う。未回答のメンバーに催促も可能。
- ブックマーク：お気に入りのサイトや施設予約サイト等を登録。
- インフォメーション：未読管理・未読者へのメール送信も可。
- 名簿：個人情報にもしっかり配慮、氏名や連絡先等の非公開設定も可。
- ホームページ：公開用ホームページの作成。
- 活動場所：活動場所の登録・地図の設定等。
- 会計：収入と支出の記録・残高計算等。
- 管理者機能：団体情報の管理・複数人を管理者に設定可能。
- グループ：メンバーをグループで分類・グループでの機能利用制限も可能。
必要に応じて有料オプションも追加できます。
グループウェアを比較する際の注意点2選
こちらでは、グループウェアを比較する際の２つの注意点を解説します。
無料のグループウェアは機能・ストレージを考慮
前述したように、無料のグループウェアには、「20種類以上の多様な機能を備えたもの」・「機能は限られていても利用できるストレージが大きいもの」など、それぞれに個性があります。
自社でどんな機能を有するグループウェアが必要なのかよく考えないと、機能を持て余したり、機能を多用した結果、ストレージ不足で挙動が遅くなる・アプリが落ちるなど、操作に支障が出たりすることでしょう。
活用目的をよく考えて導入しないと、無料のグループウェアをうまく使いこなせない可能性もあります。
クラウド型が主流！？
無料・有料のグループウェアで共通していますが、クラウド型が現在主流となっています。
一方、サーバを自社で調達するオンプレミス型は少数派です。
クラウド型ならサーバを調達する必要はなく、サーバ・クライアントソフトウェアを社内で運用管理も不要です。
インターネット接続環境・Webブラウザがあれば、どこからでも利用可能です。
ただし、クラウド型は多くの組織での共同利用を前提としていますので、カスタマイズは難しい面があります。
クラウド型が自社の都合へ合うかどうか慎重に検討しましょう。
グループウェアを導入するメリット2選
こちらでは、グループウェアを導入するメリットについて取り上げます。
画面上で状況が把握できる
グループウェアの導入は、迅速な情報共有で仕事の効率化が最大のメリットです。
いちいち各グループの担当者に確認しなくても、画面上で状況がつかめます。
そのため、各メンバーの仕事状況が把握でき、素早く次のアクションに移ることができます。
勤務地を問わない
画面上でグループ・メンバーの仕事の進捗状況がわかる他、異なる勤務地、異なるタイムゾーンで活動するメンバー同士がグループウェア上で出会えます。
そこで意見交換を活発に行えますので、時間と距離の制約を超え、組織全体のコミュニケーション活性化が図れることでしょう。
無料 グループウェア 比較｜まとめ
無料のグループウェアだからといって、機能が有料のグループウェアより劣るということはありません。
ただし、無料のグループウェアを提供する業者によっては、サポートはメールで受け付けるケースもあれば、全くサポートは受け付けないというケースもあります。
そのため、無料のグループウェアの機能面だけではなく、万一のトラブルの際に対応してくれるか否かも、よく検討してから導入を決めましょう。
また、無料のグループウェアでは人数制限などの色々な制約もあるので、ご自身の会社が大きくなっても同じグループウェアを使用する場合、有料プランに変更する等の柔軟な対応が求められます。
