文書管理システムの導入により、文書の保管・作成・共有などを効率化できます。本記事では、おすすめの文書管理システムを比較紹介。中小企業向けのものや電子帳簿保存法に対応したものもご紹介しています。 また、文書管理システムの機能やタイプなどの基本情報、選び方のポイントや導入のメリット・デメリットも解説しているので、文書管理システムの導入をお考えの方は参考にしてみてください。
当コンテンツについて
当コンテンツはアフィリエイトプログラムによる商品紹介が含まれており、当コンテンツを経由してサービスの申し込みや利用をすることで提携先企業から報酬を受ける場合があります。
当コンテンツは運営者が定めるプライバシーポリシーに基づいていて作成されています。
当コンテンツはmaneoマーケット株式会社が作成・管理しています。
目次
文書管理システムとは？
文書管理システムとは、電子化した文書を保管・活用・廃棄のサイクルで一括管理できるシステムです。
文書管理システムの使用により、膨大な書類の一元管理が可能です。すぐに必要な情報を取り出せるようになるので、情報共有も容易になります。
また、保管期間やアクセス制限を設定した書類管理もできるため、セキュリティ対策も可能です。文書管理システムには基本的に次の機能が用意されています。
- 文書登録
- 検索(タグ検索、全文検索など)
- バージョン管理
- セキュリティ(アクセス権限設定、ファイル暗号化機能など)
- 保管期限、更新日の管理
- ワークフロー(申請・承認)
また、ほかのツールと連携可能な文書管理システムも多くあり、既存システムと併用しながらの導入も可能です。
文書管理システムを導入するメリット
文章管理システムのメリットには、以下の5つのようなものがあります。
検索システムや書類共有機能で業務を効率化
文書管理システムでは、検索システムや書類共有などの便利機能が利用でき、それらの機能を使いこなせば業務効率化が図れます。
紙書類での業務には、情報へのアクセスまでに時間がかかったり、離れている社員との情報共有に時間がかかったりするデメリットがありました。
しかし、文書管理システムでは、すべての書類を電子化し便利機能を用いながら運用できるので、業務の無駄を省けます。
ファイルの一元管理で文書管理のトラブルを防げる
各企業には営業資料や報告書はもちろん、顧客や提携先企業との契約書・仕様書・業務マニュアル・社内規定など、さまざまな文書があります。
組織としてコンプライアンスを遵守した運用を行うためには、各書類・文書の適切な管理が必要です。
文書管理システムではファイルを一元管理できるので、書類の保管場所が明確になり、書類の紛失などのトラブルを防ぎやすくなります。
また、バージョン管理機能がついているものも多いので、バージョン変更による混乱の防止も可能です。
書類の電子化によりコストを削減
文書管理システムでは書類を電子化し管理。
書類の電子化により、用紙代や印刷にかかるインク代、印刷機の電気代などのコストが大幅に軽減されます。
紙書類の保管場所もカットできるので、事業所を縮小し、家賃のカットも可能です。
クラウドの活用により書類の共有が容易になる
書類の電子化・クラウドの活用により書類の共有は容易になります。
文書管理システムを用いれば、インターネットがあればどこからでもアクセスできるクラウド上で書類の共有が可能です。複数のスタッフで同時編集はもちろん、どこにいても責任者の承認を行えます。
紙書類の共有には、持ち運びや郵送、書類の読み込みなどをする必要がありましたが、それらの手間のカットが可能です。
アクセス権限設定でセキュリティを強化できる
各文書にアクセス権限設定を行える機能、アクセスログを管理する機能等を搭載できるので、不正な持ち出しを防げます。 さらに、閲覧権限の制限も可能。顧客の個人情報や会社の機密情報など、流出が心配な書類の扱いにも適しています。
文書管理システムのタイプ
文章管理システムのタイプには、以下の5つのようなものがあります。
①社内文書の保管・活用型
「社内文書の保管・活用型」は、社内規定・報告書・稟議書などの社内文書の保管、閲覧、検索に特化したものです。
外部への共有が必要ない社内規定や、社内プロジェクトの報告書などの書類を効率的に管理できます。保管に特化したタイプはアクセス権限設定がついているものがほとんど。
社内の機密情報など流出を防ぐ必要のある情報も適切に管理できます。
②社内文書の作成・共有型
文書の保管や閲覧だけでなく、文書作成や共有も効率化できるものが「社内文書の作成・共有型」にあたります。
マニュアルや社内規定などの書類の作成・共有をスムーズに行いたい場合におすすめです。
画像挿入が容易にできる、テンプレートを活用できるなど、書類作成時に便利な機能が多くついています。また、社員への共有も容易です。
③契約書・税関連書類の保管・活用型
契約書や税関連書類など取り扱いに注意が必要な書類の保管・活用に特化したものです。
契約書の更新にはいくつかの承認が必要で作業は煩雑になりがちですが、特化したツールの活用により承認作業を容易にできます。
また、電子書類・帳簿をデータのまま保存することを求める電子帳簿保存法に対応。税関連書類の取り扱いが多い、またペーパーレス化を促進したい事業者におすすめです。
④契約書・税関連書類の作成・共有型
契約書はいくつかの外注先と同じテンプレートを用いるケースも多くあります。契約書・税関連書類の作成・共有型の文書管理システムにはテンプレート機能があるので、作成の効率化が可能です。
また、契約書の共有も容易にできるため、承認までのプロセスを効率化できます。
⑤社外文書の情報共有型
「社外文書の情報共有型」は、社外との情報共有に適した文書管理システムで、クラウド型のファイル共有サービスで情報を保管します。
このタイプの文書管理システムでは、文書だけでなく容量の大きな画像や動画などの共有が可能です。ウイルス対策機能がついているものも多くあるので、社外との情報共有をスムーズに進めたい場合におすすめ。
文書管理システムの選び方のポイント
クラウド型かオンプレミス型か
| 特徴 | メリット | デメリット | |
| クラウド型 | ・提供企業のサーバー上でシステムを使用する ・インターネットにつないで利用 |
・導入費用を抑えられる ・インターネットにつながる環境であればどこからでもアクセスできる・バージョン管理がしやすい |
・月額費用を支払う必要がある ・オンプレミス型と比較するとセキュリティ面で不安が残る |
| オンプレミス型 | 自社サーバーでシステムを利用する | クラウド型と比較するとセキュリティ性が高い | ・導入費用が高くつく ・定期的なメンテナンスが必要 |
費用や手間を抑えたい場合はクラウド型、セキュリティを重視したい場合はオンプレミス型がおすすめです。
双方のメリット・デメリットを比較検討し、導入を考える業務内容によりどちらにするか選定しましょう。
簡単に検索が可能か
簡単に文章を検索できるかもポイント。以下は、文章管理システムにおける検索機能の種類を一般分類したものです。
- 全文検索：文書内の本文までを検索対象とし書類を見つけるもの
- あいまい検索：検索語に似た単語も合わせて検索できるもの
- 絞り込み検索：指定する条件を満たす文書内で検索できる
膨大な量の文書を保管する上で、大切なのが「どこに何があるか」という情報です。文書をシステムに取り込むことで、確認したい文書検索も容易になります。
その上で紙だと難しい「あいまい検索」や「絞り込み検索」のような検索方法が搭載されていると、グッと工数をカット可能です。
文書管理システムでは、スムーズに目的の文書へアクセスできるかを考慮し、検索機能が充実したサービスを選びましょう。
法制度への対応が迅速か
企業や文書によっては、国の定めた法令・各種制度に従った文書管理が求められるケースもあります。
例えば、電子文書に法的効果を持たせるには「e文書法」に則ったタイムスタンプを付与し、改ざんされていないことを担保しなければいけません。これらの正当性を担保できる機能の有無も選定のポイントです。
セキュリティが強靭か
情報漏洩はもちろん盗難・紛失を避ける対策が、各企業に求められます。個人情報や機密情報が含まれた文書なら、情報漏洩すれば大変な事態です。
そのため、セキュリティ制御のほか、閲覧・作業履歴を確認できるログ管理機能も備えた製品を選ぶとよいでしょう。
セキュリティが優れているワークフローシステムを選ぶ際は、アクセスや編集権限を柔軟に設定できるもの、改版日時や更新者の閲覧が可能なものを選ぶのがおすすめです。
ワークフロー管理ができるかどうか
業務の効率化のため、承認状況・閲覧履歴がわかるワークフロー機能の有無も選定の際に確認しましょう。
ワークフロー機能があれば、どの部署で書類が滞っているのか、誰が未承認で放置しているのかがすぐに把握でき、業務の停滞を防止できます。
また、ワークフローシステムの導入により電子上で書類の承認や申請が可能です。属人的になりがちな各フローを整理し、ミスを削減できるよう、承認・申請操作がシンプルで使いやすいものを選びましょう。
ISOや電子帳簿保存法に対応しているか
2024年1月1日から、電子帳簿保存法により、国税関係の帳簿・書類を電子データとして保存することが完全義務化されました（※）。帳簿の電子化や文書管理システムの利用を考える際は、利用予定のシステムが電子帳簿保存法へ対応をしているかは必ず確認しましょう。
また、品質マネジメントシステムであるISO9001を取得している企業の場合、ISOの指針に沿った文書の管理が求められます。
税関連書類を扱う際は電子帳簿保存法、ISO9001を取得済みの企業が社内全般の書類を扱う際はISOに対応したシステムを選ぶとよいでしょう。
※”国税庁公式HP”参照
文書管理システムのおすすめ比較12選
以下より、文章管理システムのおすすめ製品を12種比較紹介していきます。自社にあうツールはどれか、探してみてください。
Denho
引用：https://www.smartocr.jp/denho/
こんな人におすすめ
- あらゆる取引書類を一元管理したい
- セキュリティ性の高いサービスを探している
- 実績のあるシステムを導入したい
『Denho』は株式会社インフォディオが提供する文書管理システム。画像や手書きの文字も読み取れるので、書式にとらわれずスムーズに電子保存できる点が魅力です。
AIが自動で、自動で帳票の種類を判断して振り分け。ファイル分けの手間がないので、導入作業もスムーズです。国勢調査やみずほ銀行、JTBといった官公庁や大手企業での豊富な導入実績もあります。
主な機能
- タイムスタンプ：タイムスタンプを付与した画像ファイルの作成と閲覧が可能
- 電子帳簿保存法対応：請求書や領収書、契約書、見積書、納品書など幅広く対応
- 自動データ化と検索：取引先、取引日付、取引金額をAI-OCRが自動でデータ化
| 料金 | 要問合せ |
バクラク電子帳簿保存
引用：https://bakuraku.jp/denshichobo/
こんな人におすすめ
- 経費周りの効率を強化したい
- 高精度な読み取り機能を活用したい
- ほかシステムとの連携を容易に行いたい
『バクラク電子帳簿保存』は、株式会社LayerXが提供するクラウド文書管理システムです。経費関連の文書管理に適したシステムで、電子帳簿保存法に対応しています。
AI自動読み取り機能で、データ化がスピーディに行えるのも魅力。直感的作業ができるわかりやすいシステムで、導入の負担も少ないのがポイントです。
そのほかメールからの書類取り込みや外貨対応、API連携で経理関係の業務を効率化。売上明細書や支払通知書などさまざまな種類の帳票も読み取り、ペーパレス化を目指せるのが特徴です。
主な機能
- 電子帳簿法完全対応
- 直感的に使えるシステム
- 高精度のAI自動読み取り機能
料金：月額9,800円～（無料プランあり）
クラウドサインSCAN
引用：https://www.cloudsign.jp/related/scan/
こんな人におすすめ
- コストを抑えて使用したい
- 誰でも簡単に使用できるサービスを探している
『クラウドサインSCAN』はビジネス文書等の管理の効率化、権限カスタマイズ機能が揃った文書管理システムです。
わかりやすい操作画面で構成されているので作業しやすく、暗号化通信や保存ファイルの暗号化などのセキュリティ対策もされているので契約書や社内の機密情報なども容易に管理できます。
無料プランも用意されているので、テスト的な導入も検討可能です。
主な機能
- テンプレート設定：契約書の雛形をPDFファイルでテンプレートとして保存
- インポートデータ保管：紙で締結した契約書をPDF化、一元管理
- 帳票作成：アップロードしたPDFで帳票を作成
- 検索機能：契約書名、受信者側の氏名、会社名、メールアドレス等で検索
- ステータス確認：開封済みか、開封時間なども把握
| プラン | 月額（税込） |
| Free | 0円 |
| Light | 11,000円 |
| Corporate | 30,800円 |
| Business | 要問合せ |
| Enterprise | 要問合せ |
Confluence
引用：https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
こんな人におすすめ
- 低価格で利用したい
- 直感的に操作できるシステムを探している
- 社内ナレッジを構築したい
『Confluence』はアトラシアン株式会社が提供する、文書をはじめさまざまな社内の情報を集約できる社内情報共有ツールです。
議事録や会社情報、マニュアルやちょっとしたメモまでをConfluenceに集約。履歴管理やアクセス制限で、検索などの使いやすい機能性で社内の情報共有や文書管理を効率化します。
テンプレートが豊富で、新たな文書も簡単に作成できる点がConfluenceの特徴です。直感的な構成かつ、導入サポートも実施。定着までしっかり支援してくれます。
主な機能
- 高度な検索とコンテンツツリー：直感的なページ階層を使用。ページを簡単に整理、検索可能
- 豊富なテンプレート：75を超えるカスタマイズ可能なテンプレート。
- リアルタイム編集：共同編集し、バージョン履歴で変更を追跡して強調表示可能
- コメントの追加：ページコメント、いいねなど
| クラウド型 | 料金 ※ユーザー10名の場合の推定 |
| Free | 0円 |
| Standard | 7,900円（税要確認） |
| Premium | 15,100円（税要確認） |
| Enterprise | 要問合せ |
| オンプレミス型 | 年間500ユーザーで年額3,660,000円 |
NotePM
こんな人におすすめ
- 社内Wikiを作成したい
- ほかのチャットシステムと連携したい
- 社内のコミュニケーションを円滑にしたい
『NotePM』は、日報や議事録・社内マニュアルなど、さまざまなドキュメントをクラウド上で管理できる文書管理システムです。
システム上でデジタル文書の作成も可能。レポート機能でナレッジ共有も簡単に行えます。文書ごとの変更履歴の管理・全文検索も容易。閲覧履歴を見ることで、どこまで共有できているかもしっかり把握できます。
サポート体制が充実していることも、NotePMの特徴です。サポート費用は0円で、活用を促進するためのオンラインデモ・個別相談会も無料で実施しています。
主な機能
マニュアル作成：高機能エディタとテンプレートで、フォーマットを標準化
- 検索機能：Word・Excel・PDF等ファイルの中身も全文検索可能
- 動画共有：商談動画・スマートフォンで撮影した動画マニュアル等を貼り付け可
- 変更履歴を自動記録：更新履歴を自動的に記録、変更箇所はハイライト表示
- レポート機能：活用状況をレポート出力
| プラン | 料金（税込） |
| 無料枠（見るだけのユーザーは無料：ユーザー数の3倍まで） | 0円/月 |
| プラン8(ユーザー数8人まで) | 4,800円/月 |
| プラン15(ユーザー数15人まで) | 9,000円/月 |
| プラン25(ユーザー数25人まで) | 15,000円/月 |
| プラン50(ユーザー数50人まで) | 30,000円/月 |
| プラン100(ユーザー数100人まで) | 60,000円/月 |
| プラン200～(ユーザー数200人～) | 120,000円/月 |
TOKIUM電子帳簿保存
引用：https://www.keihi.com/denshichobo/
こんな人におすすめ
- あらゆる取引書類を一元管理したい
- セキュリティ性の高いサービスを探している
- 受領代行などのサービスを使用したい
『TOKIUM電子帳簿保存』は、株式会社TOKIUMが提供しているクラウド文書管理システム。シリーズ累計の導入社数は2,000社以上と豊富な導入実績を誇ります（※）。
アカウント数、容量の制限がないのが特徴。定額で社内全体で文書の管理・閲覧ができるのがうれしいポイントです。
また、関連情報の紐付けが可能で、あらゆる取引関係書類を電子化し、一元管理できます。読み取りの正確性が気になる方は、オペレーターによる人力入力オプションも追加可能です。
主な機能
- 関連書類の紐づけ：請求書と契約書など各書類同士の紐づけが可能
- 電子帳簿保存法対応：JIIMA認証を取得済みで、タイムスタンプなどの電子帳簿保存法に対応
- 原本の代理保管：取引関係書類原本をそのままTOKIUM電子帳簿保存で管理が可能。保存期間は10年間。
| 料金 | 要問合せ |
※“TOKIUM電子帳簿保存公式HP”参照
Fleekdrive
引用：https://www.fleekdrive.com/
こんな人におすすめ
- 高いセキュリティ性を求めている
- サポート体制が充実したサービスがよい
- 複数のデバイスで利用したい
『Fleekdrive』は株式会社Fleekdriveが提供する文書管理システムです。企業向けクラウドストレージで、ファイルのリアルタイム共同編集が充実。ファイル共有・共同編集・ワークフロー機能が簡単に操作できます。
誰もが使いやすいUIと強固なセキュリティシステムを備えているため、自社の情報資産を、社内外問わず有効活用が可能。30日間のトライアルも可能なので、機能性や使い勝手を十分検討可能です。
主な機能
- ファイル共有：アプリ・ダウンロードなしでブラウザ上で閲覧可能
- ファイル共同編集：1つのファイルを複数人による同時作業で業務効率化
- 文書管理：バージョンの自動更新や古いファイルの自動削除が可能
- 自動化：アップロードするだけでPDF変換され自動送信等が可能
- セキュリティ：ファイルをアップロードした時点で毎回ウイルスチェック実行
| プラン | 料金（税込） |
| Team（1ユーザーあたり） | 660円 |
| Business（1ユーザーあたり） | 1,980円 |
Documal SaaS
引用：https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/index.html
こんな人におすすめ
- 豊富な導入実績を求めている
- 高い安全性を確保したい
- 業務効率をアップさせたい
『Documal SaaS』は情報共有、ペーパーレス化、マニュアル作成など文書にまつわる一連の業務を効率化できる文書管理システムです。
クラウド型のシステムなので、スモールスタートが可能。外出先や出張先、自宅などどこでもアクセスでき、操作性にこだわった工夫が盛り込まれています。さまざまな検索パターンを用意しており、改ざん対策として改版・閲覧・承認などのすべての操作履歴が残るのもポイントです。
主な機能
- 社内の情報活用：属人的になっている業務情報の文書化。部門や役職に応じ文書やフォルダへ柔軟なセキュリティ設定が可能
- 業務効率：多様な業務へ複数のフローを柔軟に設定。さまざまな検索パターンから文書を絞り込む。事前に定義したひな型を使った文書登録
- 共有可：外出先からでも常に最新文書を参照。社内のほかに社外の取引先等とも文書のやりとり、承認・配信が可能
| 項目 | 料金 | ||
| パブリックSaaS | 初期導入費用 | 330,000円（税要確認） | |
| 月額費用※右記3種類のいずれかを必ず選択 | 運用基本サービス100アカウント | 110,000円（税要確認） | |
| 運用基本サービス50アカウント | 66,000円（税要確認） | ||
| 運用基本サービス10アカウント | 22,000円（税要確認） | ||
| プライベートSaaS | 初期導入費用 | 330,000円（税要確認） | |
| 月額費用(基盤サービス) ※右記3種類のいずれかを必ず選択 |
最小構成 | 264,000円～（税要確認） | |
| 標準構成 | 330,000円～（税要確認） | ||
| 個別 | 個別見積 | ||
| 月額費用(運用サービス) ※右記3種類のいずれかを必ず選択 |
100アカウント | 165,000円（税要確認） | |
| 50アカウント | 99,000円（税要確認） | ||
| 10アカウント | 33,000円（税要確認） | ||
楽々Document Plus
引用：https://www.sei-info.co.jp/document-plus/
こんな人におすすめ
- ペーパレス化を行いたい
- さまざまな機能を使用したい
『楽々Document Plus』は住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システム。
各文書の閲覧・編集権限を部署や役職に応じて柔軟に設定できるため、適切な権限のもとで文書の分類・保管・活用が可能です。複数のファイルを電子データとして、1つのドキュメントにまとめて保管できる文書管理・情報共有システムを備えています。
主な機能
- フォルダツリー：文書の種類や部門等で階層化されたフォルダで、文書を分類管理
- アクセス：承認すべき文書の件数が表示され承認漏れを防ぎ、トップ画面から全文検索
- 簡単登録・登録自動化：添付ファイルをドラッグ&ドロップで簡単登録
| プラン | 料金（税込） |
| クラウド版：ユーザ数課金（100ユーザー） | 90,000円/月（税要確認） |
| ユーザライセンス | 1,650,000 |
invoiceAgent 文書管理
引用：https://www.wingarc.com/product/ia/documents/index.html
こんな人におすすめ
- インボイス制度などに対応しているものがよい
- ペーパレスや自動化を行いたい
『invoiceAgent 文書管理』はウイングアーク1st株式会社が提供する文書管理システムで、ビジネス文書に求められるペーパーレス化や業務効率化を目指すものです。
帳簿の仕分けや保管が容易にでき、電子帳簿法にも対応しているので税関連書類の取り扱いにも向いています。ほかのシステムとの連携も可能なため、既存の業務・システムを大きく変えずに文書活用ができるのが特徴です。
主な機能
- タイムスタンプ付与：指定フォルダへのアップロードにより自動的にタイムスタンプを付与
- さまざまな検索機能：取引日付や金額などの条件を組み合わせて検索可能
- 電子帳簿法やインボイス制度に対応
| プラン | 料金（税込） |
| invoiceAgent 文書管理Entryクラウド・オンプレミス 最小プラン | 33,000/月 |
PROCENTER/C
引用：https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/procenter/index.html
こんな人におすすめ
- ユーザー満足度が高いシステムを探している
- 情報関連を自動化、円滑化したい
『PROCENTER/C』は、NECソリューションイノベータ株式会社が提供する文書管理システムです。
文書管理・文書共有双方の要件を満たす、豊富な機能が標準装備。大容量ファイルの送信や、文書の閲覧・編集権限の管理、文書のライフサイクルの一元管理などが可能です。
導入実績は230社以上と豊富で、製造業・官公庁など多くの企業・機関で導入されています（※）。
主な機能
- 機密情報管理：多要素認証でなりすましを防ぎ、サーバ内のデータは暗号化し内容の漏えいを防止。不正アクセスも検出可能。
- 文書共有：配布受領管理機能で委託先の受領状況をリアルタイムに確認。国内外の取引先との共有も可能。
- 契約書管理：承認機能や版数管理機能で承認・改版を履歴確認。各文書は範囲指定や複数条件指定での検索が可能。
- 文書管理プラットフォーム：APIを用いてそのほかのシステムと簡単に連携が可能。業務システム開発時、データ管理機能を担うエンジンとしての組み込みも可。
- 検索：自動で文書の版数を管理。属性検索や全文検索も利用可。
※”PROCENTER/C公式HP”参照
ASTRUX2.0
こんな人におすすめ
- 多言語に対応しているシステムがよい
- サポート体制が欲しい
文書管理に関わるさまざまな業務を効率化して、社内でのスピーディな意思伝達・決定を可能にする文書管理システムです。
一般文書やISO文書、記録等の運用・管理をWebベースで一元管理できます。各文書は業種の隔てなく、目的別に管理可能な点も魅力の1つです。
主な機能
フォルダの階層管理：ツリー階層化したフォルダを作成・格納可。
- 版管理：各版の履歴を残すことが可能。
- アクセス権管理：ユーザー単位・グループ単位で細かくアクセス権設定。
- 検索フォルダ機能：検索条件を目的ごとにセット。
- 検索結果ダウンロード：CSVファイル・ZIP作成・バインダー作成でダウンロード可。
| 商品名 | 料金（税込） |
| ASTRUX文書管理システム Ver2.x1サーバーライセンス (初年度保守付)標準価格 | 684,750円 |
eValue V
引用：https://www.kk-osk.co.jp/products/evalue_v/index.html
こんな人におすすめ
- 無料体験を使用したい
- 多機能なワークフローツールを利用したい
『eValue V』は、株式会社OSKが提供する文書管理システムで、企業内の情報管理や共有に必要な機能が網羅されています。
業務スタッフの作業を効率化する基幹系システムと、部門も越えて情報共有・コミュニケーション促進が図れる情報系システムを同一基盤・同様の操作性で提供するサービスです。
ワークフロー機能やドキュメント管理機能に加えて、アンケートや掲示板などのコミュニケーション機能も搭載。複数のモジュールを組み合わせて利用すれば、業務効率がUPします。
主な機能
| 料金 | 要問合せ |
文書管理システムに関するよくある質問
導入後に課題や改善点が見つかったらどうする？
文書管理システムの運用時は、運用ルールの定期的な見直しが必要です。
運用する前に定めたルールが不明確だったり、逆にルールを固定しすぎたりした場合、文書管理システムの中でデータがうまく整理されないリスクが生じます。
実際に運用してみないとわからない不具合もあるため、導入後に課題や改善点が見つかったタイミングでルールを見直すようにしましょう。
フリーの文書管理システムでもいいの？
結論、個人事業主の方や小規模事業の場合は、無料プランを利用しても問題ないと推測できます。
フリー（無料）の文書管理システムでも基本機能は不自由なく利用できるケースがほとんどですが、次のような制約が想定されます。
- 送信可能件数月：5～10件
利用可能ユーザー数：1名～5名
とくに中規模程度以上の企業の場合、上記の制約により業務が滞る可能性があります。フリープラン利用時は導入前に制約内容を確認し、フリープランの利用でも問題がないかチェックしましょう。
文書管理システムを導入するデメリットはある？
- 費用がかかる
- うまく活用するまでには時間や労力が必要
クラウド型のものであれば月額利用料は安いケースがほとんどですが、導入や運用、保守にコストが発生。
また、文書のスキャンや移行に時間がかかる、社員が使い方を学ぶ必要があるなど、うまく活用できるまでには時間や労力がかかります。通常業務への支障が懸念される場合は導入サポートが充実したサービスを選択し、スムーズな導入を検討しましょう。
文書管理システムの比較導入で業務効率化を図ろう
文書管理システムを導入すれば、文書の保存や整理・共有などの作業が自動化されたり、検索が容易になったりします。そのため、事務や経理などの文書管理関連の業務は大幅に効率化されるでしょう。
しかし、導入や運用にはそれなりのコストが求められるので、コストに見あった成果が期待できるか否かをよく検討するのが重要です。
また、社内でより効率的に活用できるように、導入前後のサポート・研修の有無なども行う必要があります。文書管理システムは、いくつかのタイプに分かれており特徴もさまざま。
本記事で紹介したランキング表などを参考に、自社のニーズをしっかりと把握した上で自社にあった文書管理システムを選んでみてください。
※本記事では厚生労働省のガイドラインとデジタル庁のワークライフバランスとDX推進に準じ、それを達成する手段と正規の勤怠管理システムを紹介しています。
当サイトでおすすめしているものは、一般社団法人日本クラウド産業協会のクラウドサービス情報開示認定制度から得られた情報や、各Saasサービスの最新の公式サイトの情報を参考にしています。
